Conditions Générales de Services

Introduction

Ce document constitue l'accord de service (ci-après dénommé 'l'Accord') établi entre le prestataire de services et le client, conformément à la législation en vigueur en Belgique. L'Accord est régi par les conditions générales ci-après, qui définissent les droits et obligations des parties dans le cadre de la fourniture des services décrits. Il est essentiel que le client lise attentivement ces conditions, car elles contiendront des informations importantes concernant les services fournis. En acceptant cet Accord, le client reconnaît avoir pris connaissance des conditions générales et les accepte sans réserve.

Identification du courtier

Nom : Hestia Family Office

Numéro d'entreprise : 0745.440.248

Coordonnées : 11, Rue de l’Espiniat – 1380 Lasne

E-Mail : laurent.desseille@hestiafamilyoffice.com

Site Internet : www.hestiafamilyoffice.com

Agrément FSMA

Numéro d'agrément FSMA : 0745.440.248

Objet des conditions générales

L'activité de distribution d'assurances de notre bureau s'étend également à l'exercice de l'activité de courtier en crédit hypothécaire agréé, en plus de la fourniture de consultations en matière de planification financière conformément à la LOI du 25 avril 2014. Cela inclut la prestation de conseils sur des contrats d'assurance, la proposition de contrats d'assurance, l'accomplissement de travaux préparatoires en vue de la conclusion de tels contrats, la conclusion de contrats d'assurance, ainsi que la participation à leur gestion et à leur exécution, y compris en cas de sinistre, dans le respect des réglementations en vigueur. En tant que courtier en crédit hypothécaire, nous nous engageons également à fournir des conseils spécialisés, à évaluer les besoins de crédit hypothécaire de nos clients, à présenter des offres de crédit adaptées et à assister nos clients dans le processus de demande et de conclusion de crédit hypothécaire. Dans le cadre de nos activités de consultations en matière de planification financière, nous nous engageons à respecter scrupuleusement les obligations définies par la LOI du 25 avril 2014. Cela comprend l'analyse approfondie des situations financières de nos clients, la formulation de recommandations stratégiques personnalisées, et la mise en œuvre de solutions de planification adaptées à leurs objectifs à long terme. Nous veillons également à une mise à jour régulière des plans financiers pour refléter les changements dans les circonstances personnelles, économiques ou législatives. En outre, nous assurons la transparence et la clarté dans la communication des risques, des avantages et des coûts associés à chaque proposition financière, en veillant à ce que nos clients disposent de toutes les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées.

Catégorisation du client

Afin de vous offrir un service client optimal, notre bureau a décidé de catégoriser tous ses clients comme étant des clients de détail. Vous avez été informé de la possibilité de demander à être catégoriser en qualité de client professionnel pour autant que vous répondiez aux critères prévus dans l’annexe de l’Arrêté Royal du 19 décembre 2017 portant les règles et modalités visant à transposer la Directive concernant les Marchés d’Instruments Financiers visée à l'article 20 de l’Arrêté Royal du 18 juin 2019 portant exécution des articles 5, 19°/1, 264, 266, 268 et 273 de la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances.

La catégorisation des clients en tant que clients de détail ou professionnels est effectuée conformément aux critères définis dans l'annexe de l’Arrêté Royal du 19 décembre 2017. Ces critères incluent, sans s'y limiter :

• La taille de l'entreprise du client, y compris le total du bilan, le chiffre d'affaires net et les fonds propres;
• L'expérience, les connaissances et la compétence du client en matière d'investissement, permettant une évaluation adéquate des risques associés aux transactions ou services envisagés;
• La capacité du client à supporter des pertes financières et la compréhension du risque de perte associé à l'opération ou aux services;
• Le volume des transactions effectuées par le client sur les marchés pertinents à une fréquence déterminée.

Un client qui ne remplit pas les conditions pour être considéré comme un client professionnel peut demander à être traité comme tel, pour autant qu'il réponde à deux des trois critères mentionnés ci-dessus et qu'il ait confirmé par écrit qu'il souhaite être traité comme un client professionnel, en connaissance des conséquences d'une telle catégorisation, notamment un niveau de protection inférieur.

Information correcte et complète

La qualité de nos prestations dépend de la qualité de l’information que vous nous communiquez. C’est la raison pour laquelle il est important que, comme client, vous communiquiez à notre bureau des informations correctes et complètes. Si vous communiquez des informations incorrectes ou incomplètes, notre bureau ne peut être tenu pour responsable des conséquences qui en découleraient. Dans le cadre de nos prestations, vous recevrez de notre bureau différents documents. Il vous appartient de les lire avec attention. Notre bureau se tient à votre disposition pour toutes explications, remarques et/ou anomalies éventuelles.

Rémunération et facturation

Les factures d'Hestia Family Office sont payables sur le numéro de compte d'Hestia Family Office auprès de la Banque BELFIUS, IBAN BE93 0689 3721 8067, BIC : GKCCBEBB, ou sur tout autre numéro de compte dûment communiqué au Client par Hestia Family Office en temps utile à cet effet.

En cas de retard de paiement, des intérêts de retard seront appliqués sur les montants impayés à un taux correspondant à l'intérêt légal en vigueur en Belgique, augmenté de 2%. De plus, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement sera due, équivalente à 5% du montant principal avec un minimum de 50 € et un maximum de 1.000 € par facture impayée, sauf si le préjudice subi est démontré comme étant supérieur à cette indemnité forfaitaire.

Politique de confidentialité

Chaque partie s’engage à ne pas divulguer à des tiers les informations confidentielles concernant l’autre partie dont elle aurait eu connaissance dans le cadre de la présente collaboration à l’exception des informations qui doivent être communiquées à des tiers pour la bonne exécution du contrat (par exemple assureur, réassureur, banque, avocat, expert, etc.) et des exceptions légales. Cette obligation de confidentialité subsiste pour une durée indéterminée après la fin de la prestation de services, quelle qu'en soit la raison. En cas de violation de cette clause, la partie responsable s'expose à des dommages et intérêts en réparation du préjudice subi par l'autre partie. Dans le cadre de notre collaboration pour les services de consultation en matière de planification, un échange de données peut survenir avec la société spécialisée et agréée INGENIA ADVICE (065654A), si cela s'avère nécessaire à l'accomplissement de l'analyse financière.

Procédure de réclamation

La satisfaction de la clientèle est une priorité pour notre bureau. Conformément à ses politiques et procédures internes, notre bureau a mis en place un dispositif de gestion des réclamations des clients. Ce dispositif a pour objectif d’examiner de manière experte et honnête les réclamations concernant un contrat d’assurance ou un service d’assurance fourni. Toute réclamation détaillée peut être adressée par courriel ou courrier.

Notre bureau s’engage à y répondre. En tout temps si vous le souhaitez ou si le traitement de votre réclamation par notre bureau ne vous a pas apporté satisfaction, vous pouvez prendre contact avec le Service Ombudsman Assurances dont le siège est situé Square de Meeûs 35 à 1000 Bruxelles – Tel 02/547.58.71 - Fax. 02/547.59.75 - info@ombudsman.as - www.ombudsman.as, entité qualifiée compétente pour les assurances du Service de médiation pour le consommateur.

Clause de non-responsabilité

Hestia Family Office s'engage à fournir ses services avec diligence et compétence professionnelle. Toutefois, la responsabilité d'Hestia Family Office ne pourra être engagée que dans le cas où il est démontré que l'erreur ou l'omission est due à une négligence ou à un manquement professionnel de sa part. En cas de non-communication par le client d'informations complètes et véridiques nécessaires à la prestation des services, la responsabilité d'Hestia Family Office ne pourra être engagée que si cette non-communication est raisonnablement détectable par Hestia Family Office dans le cadre de l'exercice de ses fonctions professionnelles.

Le client reconnaît qu'il est responsable de la fourniture d'informations complètes et exactes nécessaires à la réalisation des services et que toute recommandation ou conseil fourni par Hestia Family Office est basé sur les informations fournies par le client.

Loi applicable et juridiction

Les présentes conditions sont régies et interprétées conformément au droit belge, sans égard à ses conflits de lois. Toute action en justice ou procédure judiciaire sera exclusivement soumise aux tribunaux compétents de Belgique.

Les parties conviennent de tenter de régler à l'amiable tout litige survenant dans le cadre des ces conditions générales.

Seuls les tribunaux de l'arrondissement judiciaire du Brabant wallon sont compétents pour connaître des litiges découlant des présentes ou s'y rapportant.

Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme

Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme et en application de la Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces, vous vous engagez à répondre aux questions que notre bureau est amené à vous poser dans ce cadre et à fournir les documents requis à la première demande.

Solvabilité des entreprises d’assurance

Dans le cadre de ses activités de distribution d’assurances, notre bureau n’est pas responsable de la solvabilité des entreprises d’assurance avec lesquelles il travaille. Il incombe à chaque entreprise d’assurance de maintenir une solvabilité conforme aux exigences réglementaires en vigueur. Le client est invité à prendre connaissance des informations relatives à la solvabilité de ces entreprises, disponibles sur demande ou via les canaux de communication officiels des entreprises concernées. En cas de préoccupations relatives à la solvabilité d'une entreprise d'assurance, le client peut contacter notre bureau via email : laurent.desseille@hestiafamilyoffice.com ou par téléphone+32 475 400 550 pour obtenir des conseils ou des informations supplémentaires.

Politique de respect des Données à caractère personnel

Responsable de traitement : notre bureau dont les coordonnées sont indiquées ci-dessus. Les coordonnées de l’éventuel délégué à la protection des données (DPD) sont sur notre site internet.

Nous nous engageons à respecter la vie privée des personnes rencontrées dans le cadre de nos activités.

Cette Politique de respect des Données à caractère personnel décrit la manière dont nous gérons les Données à caractère personnel que nous collectons à la fois à partir de formulaires, d’appels téléphoniques, e-mails et autres communications avec vous. Nous traitons vos Données à caractère personnel en conformité avec toutes les règlementations applicables concernant la protection des données à caractère personnel.

En signant la présente Politique, en utilisant nos services, en vous enregistrant à un de nos événements ou en nous fournissant d’une quelconque autre manière vos Données à caractère personnel, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente Politique de respect des Données à caractère personnel ainsi que les traitements et les transferts de Données à caractère personnel conformément à la présente Politique.

Les Données à caractère personnel que nous collectons dans le cadre de nos relations relèvent principalement des catégories suivantes :

• Informations personnelles : nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone, sexe, statut matrimonial, informations sur la famille, date et lieu de naissance, employeur, intitulé de poste et expérience professionnelle, relations avec l'assuré, le bénéficiaire ou le demandeur d'indemnisation, en ce compris les coordonnées des personnes mineures de votre famille en tant qu’assurés ou bénéficiaires.
• Informations d'identification : numéro national d'identification, numéro de carte d'identité, numéro de permis de conduire.
• Informations financières : numéro de compte bancaire, informations sur le revenu et autres informations financières.
• Informations sur le risque assuré qui peut contenir des Données à caractère personnel et peuvent inclure, seulement dans la mesure où elles sont appropriées au risque assuré (1) des données médicales (conditions médicales actuelles ou antérieures, état de santé, informations sur des blessures ou des invalidités, habitudes personnelles pertinentes, antécédents médicaux), (2) des données de casier judiciaire, des condamnations pénales, y compris des infractions au code de la route.
• Informations sur la police d’assurance, sur les devis que reçoivent les particuliers et sur les polices qu'ils obtiennent.
• Informations sur les demandes d'indemnisation antérieures qui peuvent inclure des données médicales, des données de casier judiciaire, et d'autres catégories spéciales de données à caractère personnel.
• Informations sur les demandes d'indemnisation en cours qui peuvent inclure des données médicales, des données de casier judiciaire, et d'autres catégories spéciales de données à caractère personnel.
• Données marketing en fonction de la licéité du traitement afin de recevoir de la publicité de notre part et de tierces parties.

Nous utilisons ces Données à caractère personnel pour :

• Répondre à vos demandes et communiquer avec vous et d’autres dans le cadre de nos activités.
• Vous permettre d’accéder aux informations que nous mettons en ligne à disposition des utilisateurs de nos services.
• Vous fournir support et assistance dans le cadre de nos services.
• Vous envoyer des informations importantes en ce qui concerne les changements à nos produits et services, nos termes et conditions et d’autres informations d’ordre administratif, technique ou commercial.
• Prendre des décisions en ce qui concerne le fait de vous fournir des services.
• Mener des enquêtes et analyses de marché, en ce compris des enquêtes de satisfaction.
• Vous fournir des informations marketing (en ce compris des informations relatives à nos produits ou à d’autres produits et services offerts par nos partenaires tiers sélectionnés) conformément aux préférences que vous avez exprimées.
• Vous permettre de participer activement à nos activités, en ce compris les forums, discussions, séminaires, rendez-vous et autres événements et gérer ces activités. Certaines de ces activités font l’objet de termes et conditions complémentaires qui pourraient contenir des informations additionnelles relatives à la manière selon laquelle nous utilisons et divulguons vos Données à caractère personnel. Nous vous suggérons donc de les lire attentivement.
• Résoudre les réclamations et gérer les demandes d’accès ou de correction des données.
• Se conformer aux Lois et obligations réglementaires applicables (en ce compris les Lois extérieures à votre pays de résidence), telles que celles relatives à la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, respecter la procédure judiciaire et répondre aux demandes des autorités publiques gouvernementales (en ce compris celles extérieures à votre pays de résidence).

Les bases légales de traitement sont les suivantes:

• le consentement de la personne concernée qui a, à tout moment, le droit de retirer son consentement (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait);
• le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci;
• le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis;
• le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers;
• le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.

Si nous étions amenés à traiter les Données à caractère personnel pour d’autres finalités que celles établies dans la présente Politique, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que toute autre information nécessaire avant de commencer le nouveau traitement.

Nous n’utilisons pas de techniques de prise de décision fondée sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques concernant la personne concernée ou l’affectant de manière significative.

Nous pouvons rendre les Données à caractère personnel accessibles aux personnes et entités suivantes:

• Des fournisseurs de services tiers externes tels que des compagnies d’assurances, des experts, des fournisseurs de services de systèmes informatiques, support, hébergement, fournisseurs de services d’impression et autres vendeurs tiers similaires et fournisseurs de services sous-traités qui nous assistent dans l’accomplissement de nos activités.
• Des autorités gouvernementales et tiers impliqués dans une action en justice ou en vertu d’une obligation légale.
• D’autres tiers avec qui nous pouvons partager des Données à caractère personnel dans le cadre d’une réorganisation actuelle ou proposée, fusion, vente, joint-venture, cession, transfert de portefeuille ou autre transaction liée à tout ou partie de nos activités.

Nous ne transférons pas de données en dehors de l’Union Européenne.

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les Lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité de vos Données à caractère personnel que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), nous vous remercions de nous en avertir immédiatement.

Quand nous fournissons des Données à caractère personnel à un fournisseur de services, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données à caractère personnel.

Nous prenons les mesures raisonnables pour nous assurer que les Données à caractère personnel traitées sont fiables pour l’utilisation visée, et aussi précises et complètes que nécessaire pour mener à bien les objectifs décrits dans la présente Politique.

Nous nous engageons à ne pas conserver les Données à caractère personnel au-delà de la durée nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont collectées et traitées. La durée de conservation des Données à caractère personnel sera déterminée en fonction des obligations légales et réglementaires en vigueur, des délais de prescription applicables, des recommandations des autorités de contrôle et des besoins opérationnels liés à la gestion de la relation client et des services fournis.

En ce qui concerne les personnes qui ont signé la fiche client et la présente Politique de respect des Données à caractère personnel mais qui n’ont pas souscrit à des produits, les Données à caractère personnel seront détruites 12 mois après la signature de la présente Politique. 

Une révision périodique des données sera effectuée pour s'assurer que les Données à caractère personnel qui ne sont plus nécessaires pour les finalités spécifiées sont soit effacées, soit anonymisées. En cas de modification des finalités ou de nouvelles obligations légales, la durée de conservation des données pourra être ajustée en conséquence.

Si vous nous fournissez des Données à caractère personnel en ce qui concerne d’autres personnes, vous consentez: (a) à informer la personne du contenu de la présente Politique de respect des Données à caractère personnel, et (b) à obtenir le consentement légalement requis pour la collecte, l’utilisation, la divulgation, et le transfert (en ce compris le transfert transfrontalier) de Données à caractère personnel en ce qui concerne la personne conformément aux termes de la présente Politique.

Vous avez le droit d’accéder, de rectifier, de vous opposer à l’utilisation de, ou demander l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos Données à caractère personnel sur certaines bases. Veuillez nous contacter à l’adresse au recto en prouvant votre identité au moyen d’une copie de votre carte d’identité, avec toutes vos requêtes ou si vous avez des questions ou inquiétudes en ce qui concerne la manière dont nous procédons avec vos Données à caractère personnel. Veuillez noter que certaines Données à caractère personnel peuvent être exemptées des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition ou de portabilité conformément au RGPD ou aux Lois en matière de protection de la vie privée belges.

Nous revoyons les règles contenues dans la présente Politique régulièrement et nous nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment afin de prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre site internet.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos Données à caractère personnel et si vous avez le sentiment que nous contacter ne résoudra pas le problème, les Lois en matière de protection de la vie privée applicables vous reconnaissent le droit de porter plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente (https://www.autoriteprotectiondonnees.be).